Metodologia

A metodologia para implantação de um projeto de gerenciamento proativo de processos da Secretaria de Estado da Segurança Pública – SSP-GO, desenvolvida pela Gerência de Planejamento Institucional da Superintendência de Gestão Integrada – SGI, objetiva orientar as atividades de melhoria contínua dos processos, servindo de suporte para o planejamento e a definição de processos de acordo com o Planejamento Estratégico da SSP-GO.

A Gerência de Planejamento Institucional, por competência regulamentar, deve apoiar o gerenciamento de processos, definindo e orientando sobre princípios, práticas e padrões; propor métodos e ferramentas comuns; e, difundir a cultura do gerenciamento de processos no âmbito da SSP-GO, fornecendo mentoria em melhores práticas, inovação e mudança de paradigmas. Atua ainda como um repositório de processos para armazenar informação sobre como a SSP-GO opera e fornecer uma referência única para assegurar comunicação consistente sobre o que é o processo, como deve ser aplicado, quem é o responsável por sua execução bem-sucedida, ofertando uma compreensão clara das entradas e dos resultados esperados para cada processo gerenciado.

Por meio de um projeto de gerenciamento proativo de processos este repositório terá condições de fornecer um mapa para gerenciar e controlar como a mudança do processo é introduzida e implementada nas áreas que compõem nossa estrutura, assegurando que os procedimentos sejam validados e aprovados. A Metodologia ora exposta teve como base princípios e melhores práticas da disciplina gerencial Business Process Management (BPM) que muda a forma tradicional como as organizações gerenciam o fluxo de trabalho e sua aplicação pode-se dar em qualquer uma das fases, uma vez que contempla desde a suporte inicial ao desenho, construção e implementação detalhada de processos, passando pelo monitoramento do desempenho até o suporte para melhoria contínua e transformação dos processos.

Ressaltamos que o Manual ora apresentado é um instrumento de orientação para a Gestão e Governança dos processos da SSP-GO, porém, outras técnicas, métodos, ferramentas e conhecimentos podem ser buscadas por cada unidade administrativa no intuito de avançar na maturidade em gestão de processos.

Manual de Gerenciamento Proativo de Processos da SSP-GO


CADEIA DE VALOR DA SSP-GO

Cadeia de Valor é um modelo figurativo que representa o conjunto de macroprocessos de uma organização, que conectados entre si e alinhados à estratégia organizacional, entregam valor ao cliente. A Cadeia de Valor também traduz a missão da organização em um conjunto de processos responsável pelo alcance da sua visão e pela satisfação dos seus clientes. Nesse sentido, a Cadeia de Valor da SSP-GO possibilita uma visão dos macroprocessos relacionados à geração de valor (os processos gerenciais, finalísticos e de sustentação) e a partir dela são realizados os desdobramentos dos macroprocessos em processos e subprocessos na Arquitetura de Processos da SSP-GO e desdobrando ainda mais, em atividades e tarefas na modelagem de processos (mapeamento dos processos de negócio).

  1. Macroprocessos Gerenciais: também conhecidos como Macroprocessos de Gestão ou de Gerenciamento, representados pela cor azul na Cadeia de Valor, são responsáveis por manter os processos finalísticos rodando conforme o planejado e alinhados com a estratégia da Pasta. São todos aqueles voltados para medir, monitorar, acompanhar, controlar e administrar o presente e o futuro do negócio. Os macroprocessos gerenciais têm como objetivo dar direcionamento ao negócio, controlar a operação, garantir que as políticas e normas da SSP-GO estejam sendo cumpridas, entre outras finalidades e se localizam na parte de cima na Cadeia de Valor por estarem relacionados ao olhar de gestão sobre os outros processos: controlando, supervisionando e coordenando os macroprocessos finalísticos e de sustentação. Os macroprocessos gerenciais da SSP-GO são:
  2. Gerir Estratégia
  3. Gerir Governança Corporativa

                                                                 

  1. Macroprocessos Finalísticos: também conhecidos como Core Business ou Macroprocessos Primários, de Negócio ou Essenciais, são representados pela cor amarela na Cadeia de Valor e se referem às atividades que a SSP-GO faz para transformar as entradas em saídas, ou seja, transformar matéria-prima ou informações em produtos ou serviços. É tudo aquilo que de fato têm a ver com a atividade fim da Secretaria de Estado da Segurança Pública, com a sua missão e o seu propósito de existir. Representam aquilo que a SSP-GO executa para cumprir sua missão. Eles são os processos relacionados com o coração da SSP-GO, sendo eles:
  2. Gerir Sistema de Ações Integradas de Segurança Pública;
  3. Gerir Criminalística;
  4. Gerir Medicina Legal;
  5. Gerir Relações de Consumo;
  6. Gerir o Sistema de Inteligência Estadual;
  7. Gerir as Ações de Combate à Corrupção e ao Crime Organizado.
  8. Macroprocessos de Sustentação: também conhecidos como Macroprocessos Secundários, de Apoio ou de Suporte. Para que os processos finalísticos possam acontecer, é necessário que existam os processos de sustentação, representados pela cor verde na Cadeia de Valor. São todos aqueles que entregam valor para outros processos, contribuindo para que possam funcionar bem, sejam eles processos primários ou processos de gerenciamento, como por exemplo, a gestão de pessoas, a gestão administrativa e/ou de execução orçamentária e financeira, que não geram valor diretamente à sociedade, mas tornam possível a execução dos processos finalísticos, que geram valor diretamente. Os nossos macroprocessos de sustentação aumentam a capacidade da SSP-GO e possibilitam à Pasta, realizar sua atividade-fim, sendo eles:
  9. Gerir Recursos Financeiros e Contabilidade;
  10. Gerir Comunicação;
  11. Gerir Produtos e Serviços;
  12. Gerir Atividades Administrativas;
  13. Gerir Tecnologia da Informação e Comunicação;
  14. Gerir Pessoal.


ARQUITETURA DE PROCESSOS DA SSP-GO

Com o intuito de gerar valor para o cidadão goiano, a Secretaria de Estado da Segurança Pública do Estado de Goiás precisa executar uma série de processos de negócio. Se forem bem mapeados, otimizados e gerenciados, os processos podem ajudar a SSP-GO a crescer, se modernizar e se aproximar cada vez mais dos objetivos estratégicos. Porém, se a gestão de processos for esquecida e a Arquitetura de Processos não estiver bem definida, a geração de valor para a sociedade pode ficar comprometida.

A Arquitetura de Processos é uma prática da gestão de processos, que, no nosso caso, busca criar uma visão sistêmica da SSP-GO, revelando os macroprocessos, subprocessos e atividades e suas relações com a geração de valor para a sociedade e os objetivos estratégicos do negócio.

A nossa Arquitetura de Processos é o conjunto de todos os processos de negócio da SSP-GO, estruturados de forma hierárquica para que sejam organizados de uma maneira efetiva, de forma que possam ser compreendidos, comunicados e otimizados.

É bom lembrar que a arquitetura de processos não é uma prática realizada de maneira isolada e aleatória. Ela faz parte de um conjunto de práticas de gestão de processos de negócio ou BPM (Business Process Management, que traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio), que têm um objetivo final: alinhar os processos da SSP-GO à estratégia organizacional e melhorá-los continuamente.

No interior da nossa estrutura organizacional, cada processo é gerenciado de uma forma específica. Isso ocorre desde o momento em que um processo recebe uma entrada (insumo) até o momento em que ele gera uma saída (resultado) de alto valor para o negócio. Portanto, a gestão de processos tem o objetivo de orquestrar as diversas funções de negócio, isto é, as unidades administrativas, para que juntas possam atingir um objetivo específico. Essa “orquestração” se dá através de um dos principais conceitos que se destacam na gestão por processos: o de processos ponta a ponta.


Qual a importância da arquitetura de processos?

Permite conhecer melhor seus processos de trabalho

A base da Arquitetura de Processos é a Cadeia de Valor, ferramenta que dá uma visão geral sobre como a SSP-GO entrega valor para a sociedade e como se organiza para atingir sua estratégia, mostrando a relação entre os processos ponta a ponta. O conhecimento de todas as atividades que devem ser realizadas dentro da Pasta é importante para os gestores, pois assim eles podem saber com precisão tudo que acontece e ter um ponto de partida para mudanças.

Guia o Planejamento Estratégico

A partir do conhecimento de como a SSP-GO funciona e se organiza, é possível identificar se há atividades que precisam ser mudadas dentro dos processos, tanto para otimizá-los quanto para alinhá-los com a estratégia.

Contribui para a gestão de processos (BPM)

Manter a Arquitetura de Processos atualizada é um passo importante na gestão de processos de negócio (BPM), uma disciplina gerencial que traz as melhores práticas para administrar processos. O BPM pode ajudar a Pasta não só a conhecer a Arquitetura dos seus processos, mas também a mapeá-los, padronizá-los e transformá-los de acordo com a estratégia. Dessa forma, a SSP-GO pode otimizar os custos e o tempo dos processos, estabelecer um padrão para garantir a repetibilidade das atividades e a entrega de resultados de qualidade e, principalmente, estar em constante evolução.

Transparência nos processos

Uma Arquitetura de Processos bem estruturada, torna os processos mais compreensíveis para todos, melhorando a comunicação entre os stakeholders. Dessa forma, tanto os titulares/responsáveis como os executores do processo estarão alinhados com os resultados que o processo traz e o que deve ser feito para atingi-los.

Gerência de Planejamento Institucional
Superintendência de Gestão Integrada
Contato: (62) 3201-1051