PORTARIA Nº 0368 – 20 Dispõe sobre o Plano de Comunicação e Consulta para o Programa de Compliance Público da Secretaria de Estado da Segurança Pública – SSP e dá outras providências.

Portaria 0368/2020 – SSP

Dispõe sobre o Plano de Comunicação e Consulta para o Programa de Compliance Público da Secretaria de Estado da Segurança Pública – SSP e dá outras providências.

 

O Secretário de Estado da Segurança Pública, no uso de suas atribuições que lhe confere o inciso III, do art. 56 da Lei nº 20.491/19, e tendo em vista o que consta do Processo/SEI n. 202000016014028;

Considerando o Programa de Compliance Público, com base nas Boas Práticas de Governança Corporativa, que é gerido pela Controladoria-Geral do Estado de Goiás;

Considerando a Norma ABNT NBR ISO 31000:2018 que estabelece princípios e diretrizes para a implantação da Gestão de Riscos;

Considerando o modelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO 2013 e atualizações – Internal Control – Integrated Framework (ICIF);

Considerando a iniciativa estratégica de Implantação do Programa para os entes da Administração Direta e Indireta, instituído pelo Decreto Estadual nº 9.406/19, que institui o Programa de Compliance Público no Poder Executivo do Estado; e,

Considerando os modelos de boas práticas gerenciais voltados a implementação do Programa de Compliance Público, estabelecidos no art. 8º do Decreto acima citado.

RESOLVE:

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º Instituir o Plano de Comunicação e Consulta para o Programa de Compliance Público da Secretaria de Estado da Segurança Pública, para:

I – reunir diferentes áreas de especialização para cada etapa do processo de Gestão de Riscos;

II – assegurar que pontos de vista diferentes sejam considerados apropriadamente ao se definirem critérios de risco e ao se avaliarem os riscos;

III – fornecer informações suficientes para facilitar a supervisão dos riscos e a tomada de decisão;

IV – construir um senso de inclusão e propriedade entre os afetados pelo risco.

Art. 2º A etapa de “comunicação e consulta”, no âmbito Secretaria de Estado da Segurança Pública, consiste em um processo contínuo e iterativo que objetiva fornecer, compartilhar ou obter informações necessárias para dialogar com as partes interessadas relacionadas com a Política de Gestão de Riscos desta Pasta, facilitando a aplicação eficaz da Gestão de Riscos.

Art. 3º Esta Portaria define, no Anexo Único, o fluxo de comunicação e consulta para aplicação deste Plano.

DO OBJETIVO

Art. 4º O Plano de Comunicação e Consulta tem por objetivo estabelecer diretrizes e responsabilidades para a disseminação da cultura de integridade, conscientização e entendimento das ações do Programa de Compliance Público da Secretaria de Estado da Segurança Pública, bem como subsidiar a tomada de decisão estratégica, em conformidade com as boas práticas de governança adotadas no setor público.

§ 1º O Plano de Comunicação e Consulta consiste ferramenta imprescindível para garantir que a Secretaria de Estado da Segurança Pública transmita uma mensagem clara e específica sobre as ações de integridade adotadas, com a finalidade de obter resultados mensuráveis e positivos.

§ 2º O Plano de Comunicação e Consulta deverá ser observado pela Comunicação Setorial na divulgação de informações relevantes sobre o Programa de Compliance Público e pela Gerência de Planejamento Institucional no fornecimento de dados referentes ao monitoramento da Gestão de Riscos, sendo aplicável também aos proprietários dos riscos e às demais áreas envolvidas nas ações de integridade desta Pasta.

DAS DIRETRIZES

Art. 5º Para fins desta Portaria considera-se:

I – Comunicação: compartilhamento de informações com as partes interessadas, externas e internas, no âmbito de cada etapa e ao longo de todo o processo de Gestão de Riscos, por meio de ações de divulgação do Programa de Compliance Público da Secretaria de Estado da Segurança Pública;

II – Consulta: atividades coordenadas para fornecer informações consistentes no que diz respeito ao risco e ao retorno dos proprietários dos riscos sobre as ações de controle adotadas, visando subsidiar a tomada de decisão da Alta Gestão/SSP.

Parágrafo único. A comunicação e a consulta devem ser oportunas, assegurando que a informação pertinente e segura seja coletada, consolidada, sintetizada e compartilhada, apropriadamente, com retorno eficaz para implementação de melhorias.

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 6º São considerados responsáveis pela aplicação do Plano de Comunicação e Consulta para o Programa de Compliance Público da Secretaria de Estado da Segurança Pública, em seus respectivos âmbitos de atuação, primordialmente, a Comunicação Setorial/SSP, com ações de divulgação, e a Gerência de Planejamento Institucional, em caráter consultivo à Alta Gestão/SSP; sem exclusão dos responsáveis pelos processos de trabalho, projetos, atividades e ações desenvolvidos nos níveis estratégico, tático ou operacional das demais áreas da Secretaria de Estado da Segurança Pública.

§ 1º Compete à Comunicação Setorial/SSP realizar atos de comunicação, em apoio à Gerência de Planejamento Institucional, divulgando informações e atividades desenvolvidas no Programa de Compliance Público da Secretaria de Estado da Segurança Pública, conforme Anexo Único desta Portaria;

§ 2º Compete à Gerência de Planejamento Institucional/SSP acompanhar e monitorar a implementação das ações de controle adequadas à mitigação dos riscos; subsidiar o Comitê Setorial sobre questões importantes referentes a Gestão de Riscos, fornecendo uma visão geral sobre a implementação/execução da Política de Gestão de Riscos no âmbito da Secretaria de Estado da Segurança Pública; e, apoiar a Política de Gestão de Riscos desta Pasta, definindo sobre princípios, práticas, padrões, metodologias e estudos sobre o Programa de Compliance Público e orientando as demais áreas envolvidas.

§ 3º As áreas responsáveis pela aplicação do Plano de Comunicação e Consulta deverão manter registro formal de todos os atos praticados, para fins de fornecimento de informações, relatórios e evidências de publicações e demais providências ao Comitê Setorial, à Assessoria de Controle Interno/SSP e por ocasião da Auditoria Baseada em Riscos da Controladoria-Geral do Estado.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 7º O Plano de Comunicação e Consulta para o Programa de Compliance Público da Secretaria de Estado da Segurança Pública deve ser objeto de revisão periódica, sempre que necessário, com prazo não superior a 1 (um) ano.

Art. 8º Os casos omissos ou excepcionais serão resolvidos pelo Comitê Setorial de Compliance Público de acordo com as orientações a serem emanadas da Controladoria-Geral do Estado.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CUMPRA-SE e PUBLIQUE-SE.

Gabinete do Secretário de Estado da Segurança Pública de Goiás, Goiânia, 01 de julho de 2020.

 

RODNEY ROCHA MIRANDA

Secretário

ANEXO ÚNICO

1. Estratégias de comunicação:

  1. Desenvolver, na Secretaria de Estado da Segurança Pública, um entendimento sobre os princípios e práticas do Programa de Compliance Público;
  2. Obter comprometimento do público interno para garantir a execução da Política de Gestão de Riscos;
  3. Prover um meio de feedback sobre o monitoramento do Programa de Compliance Público, no âmbito da Secretaria de Estado da Segurança Pública;
  4. Reforçar a cultura de integridade baseada nos eixos do Programa de Compliance Público: I – estruturação das regras e dos instrumentos referentes aos padrões de ética e de conduta; II – fomento à transparência; III – responsabilização; e, IV – gestão de riscos;
  5. Promover a conscientização e o entendimento sobre a Política de Gestão de Riscos da Secretaria de Estado da Segurança Pública.

 

2. Estratégias de consulta:

  1. Implementar, na Secretaria de Estado da Segurança Pública, o Programa de Compliance Público, em conformidade com as diretrizes da Controladoria-Geral do Estado de Goiás;
  2. Priorizar as ações referentes ao Eixo IV do Programa – gestão de riscos;
  3. Fomentar práticas de Gestão de Riscos acompanhando a eficácia das ações adotadas, por meio do monitoramento de indicadores;
  4. Monitorar as ações de controle, fornecendo relatório situacional;
  5. Retroalimentar informações para a Avaliação de Maturidade em Gestão de Riscos (Avaliação Padrão do Centro de Qualidade, Segurança e Produtividade – QSP) e para a Auditoria Baseada em Riscos – ABR;

 

3. Públicos de Interesse:

3.1. Público interno

  1. Alta Gestão;
  2. Comitê Setorial;
  3. Proprietários dos riscos;
  4. Servidores desta Pasta;

 

3.2. Público externo

  1. Imprensa; e,
  2. Sociedade.

 

4. Linhas de ação:

  1. Formar apoiadores (proprietários dos riscos): vitais na implementação e na execução do Programa de Compliance Público, pois funcionam como multiplicadores das boas práticas de integridade e das ações adotadas pela Política de Gestão de Riscos no combate aos riscos de corrupção.
  2. Criar adesão (titulares das estruturas básicas e complementares/SSP): ainda que não sejam proprietários dos riscos e não estejam diretamente envolvidos nas ações de controle, podem influenciar o processo de identificação e tratamento dos riscos.
  3. Informar (demais servidores da Pasta e público externo): apesar de não estarem diretamente envolvidos na implementação e na execução do Programa de Compliance Público, devem ser informados, para que a mudança de cultura organizacional, internalização e disseminação dos princípios do Programa e conhecimento das ações adotadas ocorram.

 

5. Mensagens-chave:

  1. Visão geral do Programa de Compliance Público;
  2. Conceitos relacionados ao Programa de Compliance Público;
  3. Assuntos referentes aos eixos do Programa de Compliance Público: I – estruturação das regras e dos instrumentos referentes aos padrões de ética e de conduta; II – fomento à transparência; III – responsabilização; e, IV – gestão de riscos.
  4. Estratégias, ações, estudos, resultados, eventos, reuniões e outros utilizados pela Secretaria de Estado da Segurança Pública para a disseminação dos princípios do Programa.

 

6. Canais de comunicação:

  1. Sítio da Secretaria de Estado da Segurança Pública;
  2. E-mail institucional;
  3. Papel de parede da Área de Trabalho dos computadores da SSPGO;
  4. Redes sociais oficiais;
  5. Processo eletrônico – SEI;
  6. Software Smartsheet;
  7. Reuniões;
  8. Relatórios;
  9. Eventos.

 

7. Feedback:

  1. Avaliação de Maturidade em Gestão de Riscos (Avaliação Padrão do Centro de Qualidade, Segurança e Produtividade – QSP): o processo de Avaliação de Maturidade em Gestão de Riscos busca medir o grau de adoção e aplicação, por parte da Secretaria de Estado da Segurança Pública, de uma Política de Gestão de Riscos, assim como, da disseminação e internalização dos objetivos organizacionais, definição e disseminação de uma metodologia de avaliação de riscos e dos níveis de tolerância por riscos, sensibilização e treinamento para implementação de um programa de integridade; a fim de identificar e avaliar oportunidades e ameaças para compor o processo decisório e promover melhoria contínua.

 

  1. Auditoria Baseada em Riscos – ABR: atividade utilizadora de metodologia que associa a auditoria interna ao arcabouço global de gestão de riscos desta Pasta, possibilitando que a auditoria interna dê garantia à Alta Gestão da SSPGO de que os riscos estão sendo gerenciados de maneira eficaz em relação ao apetite por riscos, conforme art. 2º, inciso VI, do Decreto 9.406, de 18 de fevereiro de 2019.

 

8. Fluxo de Comunicação e Consulta:

 

ESTRATÉGIA

ETAPA

PÚBLICO-ALVO

CANAL

PERIODICIDADE

RESPONSÁVEL

Comunicação

Publicação periódica de notícias referentes ao Programa de Compliance Público

Público interno e externo

Sítio da SSPGO e

redes sociais oficiais

No mínimo, quinzenalmente

Comunicação Setorial e Gerência de Planejamento Institucional

Comunicação

Divulgação de papel de parede temático em sistema de rotatividade com outros papéis de interesse da Pasta

Público interno

Área de trabalho dos computadores da SSPGO

No mínimo, mensalmente

Comunicação Setorial e Gerência de Planejamento Institucional

Comunicação

Divulgação dos resultados da Política de Gestão de Riscos

Público interno e externo

Sítio da SSPGO e

redes sociais oficiais

Quadrimestralmente

Comunicação Setorial e Gerência de Planejamento Institucional

Consulta

Elaboração do Cronograma de Execução do Programa de Compliance Público, no âmbito da SSPGO

Comitê Setorial e Proprietários dos riscos

Processo eletrônico – SEI

Anualmente

Gerência de Planejamento Institucional

Consulta

Atualização dos documentos: Portaria nº 0217/2019 – SSP (Dispôs sobre a Política de Gestão de Riscos da SSP); Portaria nº 0216/2019 – SSP (Instituiu o Comitê Setorial do Programa de Compliance Público da SSP); Plano de Gestão de Riscos; Escopo, Contexto e Critério; e, Plano de Comunicação e Consulta.

Público interno e externo

Diário Oficial do Estado de Goiás,

Sítio da SSPGO e

Processo eletrônico – SEI

Anualmente

Gerência de Planejamento Institucional

Consulta

Elaboração/atualização do Plano de Gestão de Riscos

Comitê Setorial e Proprietários dos riscos

Processo eletrônico – SEI

Anualmente

Gerência de Planejamento Institucional

Consulta

Sensibilização e Treinamento com os proprietários dos riscos

Proprietários dos riscos

Processo eletrônico – SEI, reuniões presenciais e por vídeoconferência

Quadrimestralmente

Assessoria de Controle Interno e

Gerência de Planejamento Institucional

Consulta

Reavaliação dos riscos e Ações de Controle; e, definição de Indicadores

Alta Gestão/SSP e

Comitê Setorial

Smartsheet e

Processo eletrônico – SEI

Quadrimestralmente

Assessoria de Controle Interno,

Gerência de Planejamento Institucional e

Proprietários dos riscos

Consulta

Monitoramento dos riscos e Ações de Controle

Alta Gestão/SSP e

Comitê Setorial

Smartsheet e

Processo eletrônico – SEI

Contínuo

Gerência de Planejamento Institucional e

Proprietários dos riscos

Consulta

Validação de Produtos

Assessoria de Controle Interno e Proprietários dos riscos

Smartsheet e

Processo eletrônico – SEI

Quadrimestralmente

Comitê Setorial

Consulta

Reuniões de Monitoramento com fornecimento de Relatórios Situacionais

Alta Gestão/SSP e Comitê Setorial

Smartsheet e

Processo eletrônico – SEI

Quadrimestralmente

Assessoria de Controle Interno e

Gerência de Planejamento

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